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如何確定會議議程

UPTATED::2014/08/18

  1.制定會議議程要求

  會議議程是對已確定的議題列出發言或討論的先后順序。會議議程應當簡明概略,一目了然,以序號將會議過程清晰地表達出來。制定議程要疏密適度,如果不緊湊,討論就很難有效率地進行,并可能

  在討論過程中出現離題現象;如果過于緊湊,則會造成問題討論不透徹,決議內容不切實際,無法真正解決問題的后果。代表會議的議程還要經代表大會的預備頃備會議或主席團會議通過之后能正式生

  效。并非所有會議都必須擬定書面的議程,但是,與會者應該事先了解議題或會議主要討論事項,以便有所準備。

  2.擬定議程時必須考慮的要點

  (1)重要的議案或事項,必須列在整個議程的前項。反之,不重要的事項,靠后討論。

  (2)必須合理分配各項議案或事項的時間,元其要為重要的事項留出足夠的時間;必要時標出各議案的時間分配。以便會議主持人及與會者控制時間。

  (3)每次會議內容不能太雜,時間不能太長,以提高會議的成效。必要時可考慮分兩次開會,或分階段討論同一個議案。

  (4)議程的目的在于提醒與會者注意,并為開好會議早做準備,所以,議程應提前3-7天交與會者。可以把會議通知議程合二為一,同時通知與會者。

  (5)如果會議很重要,在時間允許的情況下,可以事先要求與會者作一些準備,并指定時間提交與會者建議。歸納匯總的意見可以附在成文的議程上,送發全體與會者。

  (6)提前送發與議程有關的會議資料,以減少會議討論的時間。

  (7)會議持續兩小時以上者,應考慮在議程中安排中間休息時間,并注意在會議結束之后,留出一定的社交時間。


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原文標題:如何確定會議議程
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