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會議中處理臨時事項

UPTATED::2014/09/05

  會議進程中,有些暫時任務、應急辦法需求秘書人員協助完畢。比如調整議題、暫時添加與會人員、與會領導有急切文件轉送有關部門、會外有急切文件呈送與會領導閱覽等秘書人員應當根據領導指示和實習狀況,采用應急辦法,妥善予以處置。

  當會場發生意外狀況或意外事故時,秘書人員應及時主張會議主持人修改會議程序或暫時中止會議,必要時協助主持人安排與會人員撤離會場。

  正在開會時,如接到尋找與會者的電話,秘書應妥善做好傳接工作:一般來說,只需不是格外急切的電話,均可先不傳呼,能夠記錄下內容,待會議中心休憩或散會后交當事人,只需內容非常急切的電話才用紙條誦知當事人接聽。

  對來訪者,應問明狀況,如有急事,可請來人稍候,然后用遞條咨詢的辦法告訴當事人來處置在內外聯絡、傳遞信息的過程中,秘書人員應當留神會議內容的保密,說話要有標準,慎重行事。悉數需求保密的會議內容不行泄露出去。


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原文標題:會議中處理臨時事項
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