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發送會議通知的要求

UPTATED::2014/06/23

  ①提前宣布

  重要的會議,各瑤項瀕準備工作就緒后,就要盡早宣布會議告訴,以便與會人員提前做好準備:約請性會議為精確計算與會人數,須提前一周以上宣布告訴,并附上回執。回執中要受約請人填寫名字、

  性別、年紀、工作單位、職務或職稱、是不是參加會議、預定房間規范、提交論文題目或材料稱號、回程車船機票掛號等信息。通常的會議也大概提前發告訴,但沒有必要過早宣布,避免狀況發生改變或

  形成忘記。

  ②按規則規模發

  至于會議告訴應發到哪一級單位或人員,應按規則處理。沒有規則時,應依照常規和具體狀況處理。假如該被告訴的人未接到告訴,他可以提出這次會議沒有依照法定程序舉辦,并否認會議的效力。接到告訴的人不參加會議,是他自己拋棄權力:可是組織者不發告訴或告訴有過錯,就是組織者的職責。

  ③執行到人

  在發送會議告訴時應仔細斷定與會人員的規模,確保給斷定的每一位與會者發送會議告訴。告訴的信封上應精確標明與會者的具體地址、工作單位、名字等,并在明顯方位上奪目地標出“會議告訴”的字樣。可將會議中運用的有關票證(入場券、代表證、坐次號、編組名單以及就餐證、搭車證等)與會議告訴一并發送;  。必要時,在告訴送出之后以電話等方法同與會人員取得聯系,執行對方是不是收到告訴、是不是能參加會議等項內容。有些單位發會議告訴時,需求當事人簽名,若當事人不在,就請別人代為告訴,也需求代告訴人簽名,事后告訴人要追尋執行。

  ④平常打好根底

  做好發放告訴工作需要在平常打好根底,不能忽略一些細微瑣碎的事情,如領導同志、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址、電話、電子郵件地址等要注意知道精確,依據改變及時修改。


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原文標題:發送會議通知的要求
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