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體驗型活動會議策劃的思路與對策

UPTATED::2015/06/17
中國社會經濟正在由功能時代走向體驗時代,會議也開始由 “任務型會議”向 “體驗型會議”轉型升級。那么,體驗型會議如何策劃與組織呢?
 
  會議是人類群體面對面交流的主要方式,是幾乎所有機構運營管理不可或缺的重要手段。作為一種社會性活動,會議伴隨著人類社會的產生而產生,又伴隨著人類社會的發展而發展。根據社會經濟發展的水平,我們可以把會議的發展分成三個階段:一個是簡單工具階段。由于各種因素的制約,人類社會從誕生到市場經濟發展起來之前的很長一段時間里,會議只是一種簡單的工具,用來交流思想、討論問題。這一時期的會議,內容與形式都比較簡單,因而沒有什么“策劃”可言;第二個是“任務”階段。市場經濟逐步發展起來,會議數量開始增多,會議規模開始增大,會議的專業性也開始增強。這一時期的會議帶有明顯的“任務”色彩——參與者各方大多是出于完成工作“任務”而參與其中的;第三個是體驗階段。隨著社會經濟的持續發展以及生活水平的不斷提高,人們開始意識到,會議參與者在會議中的感受對于會議成敗的影響越來越大,會議策劃人只有關注參與者在會議中的感受,才有可能使自己的會議取得理想的效果。對于這種關注參與者個人感受的會議,我們稱之為“體驗型會議”。
  中國社會經濟正在由功能時代走向體驗時代,會議也開始由 “任務型會議”向 “體驗型會議”轉型升級。在這種背景下,深入研究會議運營管理發展變化的規律,認真分析體驗時代會議策劃的思路與對策,無論是對于會議組織機構、會議策劃人,還是對于面向未來的中國會議產業來說,就顯得十分緊迫而有現實意義。
  一、客戶體驗與會議體驗
  Harley Manning在《體驗為王》一書中指出,客戶體驗(customer experience)就是客戶在與你的產品或服務互動時的感受:激動、高興、安心,或緊張、失望、沮喪。體驗專家普遍認為,客戶體驗是決定客戶回頭率的核心因素,是企業競爭致勝的法寶。
  Harley Manning將客戶體驗分成了三個層級:
  較低級別的客戶體驗是“滿足需求”,特點是“我達到了目的”;
  中等級別的客戶體驗是“容易性”,即客戶會覺得“不用太費周章”;
  最高級別的客戶體驗是“愉悅”,表現為“我對此頗感滿意”。
  客戶為什么重視體驗呢?體驗專家認為,功能時代,人們一直為“生活需要”而奔波,沒有能力來追求所謂的“愉悅的客戶體驗”。如今不同了,社會經濟的發展改變了人們的想法,讓人們的需求有機會由“功能”向“體驗”發展。
  根據Harley Manning的“客戶體驗金字塔”,比照我國各行業客戶體驗所處的層級水平,可以發現,每個行業和領域其實都有很大的提升空間。會議與會議市場當然也不例外。
  策劃并組織會議,實際上是在為會議參與者各方,包括參會者、參展商、嘉賓、演講人等,提供一種“會議體驗”。在這一點上,所有的會議都一樣,包括政府會議、社團會議、企業會議等。從市場角度來說,如果會議策劃人把會議參與者都看成是自己的“客戶”,那么他們在會議過程中的各種感受,就是“會議體驗”。
  在功能時代,舉辦會議大多是為了完成開會的“任務”:該開的會開了,該來的人來了,該講的話講了,該討論的問題討論了,開會的“任務”也就完成了。體驗時代,會議參與者不愿意再做會議“任務”完成的被動配合者,他們希望在會議中扮演更加積極的角色,得到良好的“會議體驗”。對于絕大多數成長于功能時代的會議策劃人來說,要策劃并管理這樣的會議,困難是顯而易見的。不過我們也不用太過擔心,因為無論是“客戶體驗”,還是“會議體驗”,要達到最高的體驗層級,總是需要一個過程的。
  與簡單產品或服務不同的是,會議是一項復雜的社會活動,需要很多人、很多機構積極合作,才能創造出良好的體驗效果。一次完整的“會議體驗”,至少應該包括以下幾個方面:
  ▲  包括各方會議參與者:主辦機構、支持機構、參會者、贊助商、演講人、參展商等;
  ▲  貫穿于整個會議過程當中:從會前、會中到會后;
  ▲  包括線上與線下;
  ▲  涵蓋參與者工作及個人兩個方面的需求。

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原文標題:體驗型活動會議策劃的思路與對策
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