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會議策劃過程中需要注意的13個細節

UPTATED::2015/06/18

一般在找到適當的會議承辦商后,并不意味著作為會議執行方的您就沒有什么可做的了,要想會議能夠順利進行,專家認為還需要主辦方深入把握很多細節工作:

  1、 在會議開始之前,全局性的總體策劃還得由您來做,做出會議進程“時間進度表”;

  2、 如果會議形式比較鄭重,除電話聯系外,需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯系,并取得明確答復(如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作,您還得與印刷廠商協商處理)。

  3、 會議開始時參與報到工作,作好協調工作,分發資料,同時可以認識新朋友,加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的,您還得負責收取會務費。

  4、 取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表,針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同,以法律手段保護自己的合法權益。

  5、 您必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容,如果會議內容并不涉及內部機密,也可將情況告之會議承辦方,請他們協助制定。

  6、 在有了會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時,根據“時間進度表”進行及時的詢問,落實計劃的進度。

7、 正式會議開始之前,檢查會場的布置工作(燈光、音響、場形、綠化和特殊設備),確保萬無一失。

  8、 報到結束后,及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數,多出或少出的房間及時與酒店協商解決,避免酒店和您不必要的麻煩。

  9、 一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議,并確認各單位與會代表人數。

  10、 制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算,定金一般是先預交總費用的50%,其余費用會議結束時一并解清。

  11、 與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

  12、 做好會議期間的協調工作。

13、 會議結束后,根據實際情況做出此次會議的總結報告,備檔。

 


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原文標題:會議策劃過程中需要注意的13個細節
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