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上海會議公司教您如何與專業會議策劃公司談合作

UPTATED::2015/07/23
 
隨著市場經濟的發展,出現了許多應市場需求而生的涉會組織和機構,比如會議中心、會展會務公司等。還有一些定期或不定期進行行業會議組織策劃的協會、聯盟、咨詢顧問公司等。這些會議極大地豐富了市場活動,促進了行業間的合作洽談、信息流動和產品交易,并且催生了一個龐大的會展經濟市場。
其中有的公司以專門組織會議為主營業務,把與會議有關的費用做到極致,求得自己的贏利和生存空間;有的機構聚集了一大批企業組成聯盟,定期或不定期地組織各種會議,通過此給聯盟企業提供許多服務。飛鴻所在公司在協助政府打造產業園區的過程中,也會根據需要組織各種不同的會議或活動。而參與同行業的會議并與他們合作爭取共贏,是一個十分良性且有效的市場化做法,這也成了公司的戰略之一。
為此,善達與多家會議策劃公司進行了溝通,就雙方的合作進行探討。
—、是非簡單參會而是要體現價值。在與這些公司溝通時,他們的第一感覺會認為善達是想來參加他們的會議,或者想以“協辦方”的名義出現。所以在開始談的時候,往往會把他們的實力和所組織會議的影響力說得很大,以提高他們的身價。這也無可厚非,商業活動中尤其是在涉及交易且相互不大了解的時候,會有自我包裝。所以在溝通中,不會受其所描繪內容的影響,而是坦誠地表明自己來洽談合作的初衷:就是要謀求合作共贏。告訴他們自己有什么實力,看中他們什么,自己可以在哪些方面幫助他們等。總之一點,不想只是簡單地掛個名,而是要體現自己的價值。
二、是客觀指出對方會議策劃中的不足并提出改進建議。善達會議公司在每次會議策劃時,都會建立十分清晰的會議成功指標。一般來說有兩個:要讓會議主辦方滿意,同時要讓會議參加者滿意。為此,會設立許多有針對性的會前、會中、會上和會下活動。做得多了,就形成了一套卓有成效的會議組織模型和會議流程。因此,在與這些會議策劃公司溝通并審看他們的會議議程時,會發現不少大而化之、操作性不強、似是而非的內容,市場化程度不夠。尤其是為會議參加者考慮和設計的環節比較少,官方作派濃厚,即只對上負責而不對下負責。為此,善達按照自己成功辦會的經驗,指出其存在的不足并提出如何改進的建議,使得對方刮目相看并得到對方的高度認可。
三、是利用自己的優勢和資源為對方會議做貢獻。善達提出的對方會議中存在的問題,有些事他們不是沒有想到,而是力所不能及。有的是沒有資源,只好舍棄不做;有的是前人已經這樣做了,改變起來十分麻煩,所以抱著多一事不如少一事的態度。善達在對方認可他的想法后,往往是主動提出解決方案。如果對方開放度好,則表示可以包一個主題或論壇,自己組織、重新策劃,連參會的客戶都自己來邀請。這樣可以極大地解脫對方的壓力,同時提升會議的高度和品牌美譽度。如果對方有所顧慮,則表示可以共同組織,還是以對方為主,他們只是參與策劃和協助性的組織工作,同時可以幫助邀請高層次重量級的人參會,甚至可以做一些能夠提升會議檔次的主題演講等。在溝通中,善達明確告訴對方,自己公司與其不構成競爭,公司的產出也不在會議本身,不會去分他的利潤更不會去搶他們的客戶。這樣可以有效地消除他們的提防心理,使得合作能夠順利進行。
 

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原文標題:上海會議公司教您如何與專業會議策劃公司談合作
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